Faktoren für ein gelungenes Event

    IBO 2024

    31 Juli Faktoren für ein gelungenes Event

    Posted at 15:51h in blog_de by
    Meine Lieben!
    Seit 20 Jahren bin ich auf Events als Moderatorin im Einsatz und habe gefühlt „alles“ schon erlebt, was gut und schlecht bei einer Veranstaltung laufen kann. Ein gelungenes Event zeichnet sich durch eine Reihe von Faktoren aus, die zusammenkommen, um den Teilnehmern ein positives und unvergessliches Erlebnis zu bieten. Hier sind die wesentlichen Elemente, die für ein gelungenes Event notwendig sind:
     

    1. Klare Zielsetzung und Planung

    Ziele definieren: Am Anfang steht wie immer die Zielsetzung: was soll mit dem Event erreicht werden? Dies kann Networking, Wissensvermittlung, Produktvorstellung, Feier, etc. sein.
    Budget planen: Ein realistisches Budget festlegen und sich daran halten. Achtung: gerade nach der Pandemie sind die Preise in vielen Sektoren mächtig angezogen worden. Am besten behält man sich beim Budget einen gewissen Spielraum und Flexibilität.
    Zeitplan erstellen: Alle Phasen des Events planen, einschließlich Vorbereitungszeit, Veranstaltungstag und Nachbereitung. Auch hier gilt: lieber ein wenig mehr „Puffer“ einbauen als zu wenig. Gerne sind Speaker und weitere Beteiligte bei einem Event auf den letzten Drücker unterwegs;-).

    2. Zielgruppe kennen

    Teilnehmerbedürfnisse verstehen: Kennst du deine Teilnehmer und deren Erwartungen? Gerade die Erwartungshaltung sollte bei der Planung des Events berücksichtigt werden. Gerade die letzten Jahre hat sich herauskristallisiert, dass das Networking viel mehr in den Fokus gerückt ist und eine Dauerbeschallung von der Bühne aus nicht mehr alleine den Zweck einer Veranstaltung erfüllt.
    Personalisierte Einladungen: Einladungen, die auf die Zielgruppe abgestimmt sind, erhöhen die Teilnahmebereitschaft.

    3. Passender Veranstaltungsort

    Erreichbarkeit: Der Ort sollte leicht zugänglich sein, eventuell mit guten Parkmöglichkeiten oder Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel. Letzteres spielt eine immer größere Rolle, da viele Mitarbeiter von Firmen heute mit der Bahn anstatt mit dem Auto anreisen. 
    Größe und Ausstattung: Der Ort sollte ausreichend Platz bieten und über die notwendige Ausstattung (Beamer, Technik, Möbel, etc.) verfügen.
    Ambiente: Die Atmosphäre des Veranstaltungsortes sollte zur Art des Events passen. Gleich schon zu Beginn der Planung würde ich empfehlen, zu überprüfen, ob die Location zum Ziel des Events und zum Publikum passt. Eine Veranstaltung rund um Nachhaltigkeit würde ich beispielsweise nicht auf der Eventfläche des Flughafens umsetzen.

    4. Professionelle Organisation

    Erfahrenes Team: Ein kompetentes Team, das gut zusammenarbeitet und flexibel auf Herausforderungen reagieren kann.
    Klare Aufgabenverteilung: Jeder im Team sollte wissen, was seine Aufgaben sind. Auch für die Künstler sollte ein und nicht mehrere Ansprechpartner während der Veranstaltung festgelegt sein.

    5. Interessantes Programm

    Spannende Inhalte: Hochkarätige Redner, interessante Themen und interaktive Sessions. Ersteres ist häufig mit hohen Kosten verbunden. Hier wäre meine Empfehlung vielleicht auch aufs eigene Netzwerk zurückzugreifen. Wenn jemand jemanden kennt, gibt es vielleicht auch eine Art „Freundschafts-Deal“.
    Abwechslung: Eine gute Mischung aus Vorträgen, Workshops, Networking-Pausen, etc.
    Entertainment: Je nach Event kann auch Unterhaltung (z.B. Musik, Shows) ein wichtiger Bestandteil sein.

    6. Technische Ausstattung

    Audiovisuelle Technik: Gute Sound- und Lichttechnik, funktionierende Mikrofone, Beamer, etc. Lasst euch am besten von eine professionellen Firma unterstützen.
    Internetverbindung: Stabiles und schnelles WLAN, falls benötigt. Und testet auf jeden Fall vorab mit unterschiedlichen Devices, ob die Verbindung stabil ist.
    Technische Unterstützung: Fachkräfte vor Ort, die technische Probleme sofort lösen können. Vielleicht könnt ihr eine Whatsapp Gruppe einrichten, wo alle schnell und unkompliziert während des Events erreichbar sind.

    7. Kommunikation und Marketing

    Vorab-Werbung: Effektive Werbung über verschiedene Kanäle (Social Media, E-Mail, Flyer, etc.). Überlegt euch auch vorher im Team, auf welchen Kanälen ihr Werbung schalten wollt und wo sich eure Zielgruppe befindet – beispielsweise auf LinkedIN oder facebook oder doch Instagram?
    Transparente Information: Klare und regelmäßige Kommunikation mit den Teilnehmern vor, während und nach dem Event.
    Follow-up: Nach dem Event Kontakt halten, z.B. durch Feedback-Fragebögen oder Zusammenfassungen der wichtigsten Inhalte.

    8. Teilnehmerbetreuung

    Freundlicher Empfang: Ein herzliches Willkommen und ein reibungsloser Check-in-Prozess. Plant ein, dass es „Stoßzeiten“ gibt, wo ein Großteil der Teilnehmer sich akkreditieren will. Vielleicht kann euch auch ein Online Vorab Check-In helfen.
    Gastgeber: Ansprechpartner vor Ort, die bei Fragen und Problemen weiterhelfen.
    Catering: Gutes Essen und Getränke, die den Geschmack der Zielgruppe treffen.

    9. Feedback und Nachbereitung

    Feedback einholen: Teilnehmer nach ihrer Meinung fragen, um zukünftige Events zu verbessern.
    Erfolg messen: Ziele überprüfen und analysieren, ob sie erreicht wurden.
    Dankeschön: Teilnehmer und Unterstützer danken, z.B. durch eine Dankes-E-Mail oder ein kleines Geschenk.

    Ein gelungenes Event erfordert also eine sorgfältige Planung, ein tiefes Verständnis der Zielgruppe, eine durchdachte Organisation und eine gute Nachbereitung. Wenn all diese Elemente berücksichtigt werden, steigen die Chancen, dass das Event für alle Beteiligten zu einem Erfolg wird. Seid als Veranstalter stets flexibel, um auf unvorhergesehene Ereignisse oder Herausforderungen reagieren zu können. Für Unternehmen kann ich nur empfehlen, die Veranstaltung in die Hände einer renommierten Agentur zu geben. Gerne spreche ich Empfehlungen aus und greife unter die Arme.